تقنية هارفارد: لرفع الإنتاجية - Time boxing

تحياتي 

نشرتنا اليوم عن درس عملي بأدراه الوقت و نبدء ب

مفهوم تنظيم الوقت

التاريخ والتطور:

نشأت فكرة ال TIME BOXING بجامعة هارفارد كما ذكرنا، و كانت تستخدم كأداة لمساعدة الطلاب والأكاديميين على إدارة وقتهم بفعالية أكبر.

مع السنين، تطورت هذه التقنية وانتشرت خارج الأوساط الأكاديمية و ولت واحدة من أبرز الأدوات بعالم الأعمال والإدارة الشخصية.

فوائد تنظيم الوقت

تحسين التركيز والإنتاجية:

تحسين التركيز وزيادة الإنتاجية من أبرز فوائد تقنية تنظيم الوقت.

فمن خلال تخصيص فترات زمنية محددة لكل مهمة، يمكن للفرد تقليل الانشغال بمهام متعددة بوقت واحد، مما يسمح بتركيز أكبر على المهمة الحالية.

كالتركيز يقود إلى جودة و يجعل العملية الإنتاجية أكثر كفاءة وفعالية.

و تقليل التسويف: 

تنظيم الوقت للأفراد إحساساً بالإنجاز والرضا عند اكتمال كل فترة عمل، مما يعزز الدافع لمواصلة الإنتاجية

تطبيق تقنية تنظيم الوقت

دليل خطوة بخطوة:

لتطبيق تقنية تنظيم الوقت بفعالية بالحياة اليومية، يمكن اتباع الخطوات التالية:

1. تفريغ الامور : الاشياء التي تأخذ حيزا من تفكيرنا 
2. تحديد المهام: ابدأ بكتابه النقاط اللي تأخذ حيز من بالك.
3. تقدير الوقت: قدرالوقت اللازم لكل مهمة بدقة.
4. إنشاء جدول زمني: استخدم التقديرات لإنشاء جدول زمني، مخصصاً فترة زمنية محددة لكل مهمة.
5. التركيز على مهمة واحدة: خلال كل فترة زمنية، ركز على مهمة واحدة فقط دون تشتت.
6. أخذ استراحات: تأكد من تخصيص وقت للاستراحة بين المهام للحفاظ على طاقتك وتركيزك.
7. التقييم والتعديل: بنهاية اليوم، قيم مدى فعالية جدولك وقم بأي تعديلات لازمة للأيام التالية.

نموذج باللغة العربية

 يمكن استخدامه كأساس لتطبيق تقنية تنظيم الوقت:

• التاريخ: [__________]

• الأهداف اليومية:الهدف 1: [____________]الهدف 2: [____________]الهدف 3: [____________]

• الجدول الزمني:الصباح (8:00 صباحًا - 12:00 مساءً)8:00 - 9:00: [المهمة 1]9:00 - 10:00: [المهمة 2]10:00 - 11:00: [المهمة 3]11:00 - 12:00: [المهمة 4]الظهر (1:00 مساءً - 5:00 مساءً)1:00 - 2:00: [المهمة 5]2:00 - 3:00: [المهمة 6]3:00 - 4:00: [المهمة 7]4:00 - 5:00: [المهمة 8]المساء (6:00 مساءً - 9:00 مساءً)6:00 - 7:00: [المهمة 9]7:00 - 8:00: [المهمة 10]8:00 - 9:00: [المهمة 11]

• سجل تفريغ المشتتات:
• مشتت 1 (ـــــــــــــ)

• مشتت 2 (ـــــــــــــ)

• مشتت 3 (ـــــــــــــ)

مثال حقيقي :Bonus 

مضاوي تدير مكتب تصميم صغير دائما تجد نفسها متشتتة بين طلبات العملاء و الأمور الإدارية، و التسويق لخدماتها. حيث تشعر بالإرهاق بسبب عدم وجود تنظيم واضح لوقتها. وقلة انتاجيتها

تطبيق تقنية تنظيم الوقت:

1. تحديد المهام: مضاوي تحدد مهامها الرئيسية: تصميم للعملاء، الرد على استفسارات العملاء، الأمور الإدارية، والتسويق.

2. تخطيط الجدول الزمني:

- التصميم للعملاء: تخصص مضاوي 4 ساعات يوميًا لهذا العمل، من الصباح حتى العصر.

- الرد على استفسارات العملاء: تحدد ساعة بعد الغداء للرد على الرسائل والمكالمات.

- الأمور الإدارية: تخصص مضاوي ساعتين بنهاية اليوم للتعامل مع الفواتير، الأوراق المالية، وغيرها.

- التسويق: تحدد مضاوي يوم الخميس من كل أسبوع للتركيز على تحديث محتوى حساب انستجرام و واتساب.

3. الالتزام بالجدول: تلتزم مضاوي بجدولها الزمني، مع ترك مساحة للمرونة في حالات الطوارئ أو الطلبات العاجلة.

4. تقييم النتائج: بعد أسبوعين، لاحظت مضاوي تحسن في إدارة وقتها ورضا العملاء، مع انخفاض في مستويات الضغط النفسي.

يوضح لنا المثال كيف يمكن لصاحبة خدمة استخدام تقنية تنظيم الوقت لتحسين إدارة مهامها اليومية، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتحسين تجربة العملاء.

شاكر لكم

هلال