صناعة الأعمال الرقمية - من منصة تعلم - العدد #15

لقد أصبحت أتمتة الأعمال والإجراءات الإدارية والفنية والمكتبية والتشغيلية جزءا أساسيا من أي شركة تماما كالإدارة المالية وإدارة الموارد البشرية والتسويق والمبيعات وغيرها من الأقسام التي لا تقوم شركة الا بها. فلا يمكن لأي منشأة اليوم أن تضمن وصول منتجها أو خدمتها الى العميل بالشكل المطلوب إلا من خلال العمل على أتمتة أعمالها لتصبح أقل تكلفة وأقل وقتا وأفضل جودة وبالتالي أكثر تميزا. هذا لا يقتصر على الشركات الكبيرة فقط بل يتعدى ذلك الى الشركات المتوسطة والمؤسسات والشركات الناشئة والهيئات والمنظمات والمدارس والجامعات والمستشفيات والمطاعم والفنادق وكل من يقدم خدمة أو منتج للناس. أتمتة أعمالك هي أحد أهم الطرق للحفاظ على الخبرة والمعرفة التي حصلت عليها عبر فترة من الزمن.

ما هي أتمتة الأعمال Business Automation؟

أتمتة الأعمال هي ببساطة العمل على إحداث تغيير في الإجراءات التي تستخدمها في عملك لتتحول من إجراءات يدوية تعتمد على الورق الى إجراءات آلية تعتمد على التقنية.

إن جميع العمليات التي تتم داخل أي منشأة هي في النهاية تعتمد على مجموعة من الإجراءات وكل إجراء يحتوي على مجموعة من النشاطات التي يتم تنفيذها عادة بشكل يدوي وبالاعتماد على الورق.

مهمة الأتمتة هنا هي تحويل تلك النشاطات ليتم تنفيذها بمساعدة التقنية فيصبح إنجاز تلك النشاطات يتم بوقت وبجهد أقل مما يعني تكلفة أقل بالنسبة للمنشأة وخدمة أسرع بالنسبة للعميل.

طبعا لا تعني الاتمتة اطلاقا إلغاء العامل البشري بل على العكس تماما فالأتمتة توفر الأدوات التي تساعد البشر على إنجاز أعمالهم واتخاذ قراراتهم بسرعة ودقة أكبر. وسبب ذلك هو أن الأتمتة تساعد في توفير المعلومات لمن يقوم بأداء العمل وتقوم عنه بالحسابات والأعمال الروتينية المتكررة وتسهل عليه التواصل مع أطراف العملية مما يقلل الوقت ويسرع العمل ويجعله أكثر جودة نتيجة تقليل الخطأ البشري أثناء تنفيذ المهمة.

والمهمة الأكبر للأتمتة هي أنها تحول تلك المعرفة الكامنة لدى العاملين على تنفيذ الاجراء الى معرفة صريحة يمكن تداولها. فإن لم تقم بأتمتة إجراءات العمل لديك فهناك فرصة كبيرة لضياع كل تلك الخبرة التي يملكها موظفوك عندما يغادرون العمل.

كيف تقوم بالأتمتة؟

هناك أربع مراحل أساسية لابد من اتباعها في أي منشأة لتقوم بأتمتة أعمالها بالشكل الصحيح:

أولا: مرحلة الفهم والاكتشاف:

في هذه المرحلة يتم التعرف على كافة الإجراءات التي تعتمد عليها المنشأة في عملها لاكتشاف أي من تلك الإجراءات سيتم أتمتته أولا. فليست كل العمليات مؤهلة للأتمتة إما نتيجة لبساطتها أو لعدم الحاجة اليها بشكل كبير ومتكرر. وتتم عملية الاكتشاف هذه من خلال محاولة حصر كافة الإجراءات التي تستخدمها المنشأة سواء بشكل رسمي أو غير رسمي ثم ترتيبها حسب أهميتها.

لاحظ أن كثير من العمليات والإجراءات التي تتم في اغلب المؤسسات والشركات هي نشاطات غير رسمية وغير موثقة ويتطلب مقابلة العاملين في جميع الأقسام للتعرف بشكل عملي على تلك العمليات التي تتم فعلا وليس على ما هو مكتوب في الورق.

المرحلة الثانية: جمع المعلومات وتحليلها

في هذه المرحلة يتم تجميع المعلومات التفصيلية عن تلك الإجراءات التي تم اتخاذ قرار بأتمتتها اما بشكل جماعي لمجموعة من الإجراءات أو بشكل منفصل لكل إجراء وذلك اعتمادا على الميزانية المتاحة. حيث يتم هنا دراسة واقع العمل والنشاطات التي تتم فعليا داخل المنشأة لكل إجراء والمهام التي يتم تنفيذها في كل نشاط. يتضمن ذلك دراسة النماذج والأوراق التي يتم استخدامها لإنجاز كل مهمة ومن يقوم بها وكيف تتم وعلاقة كل مهمة بالأخرى.

وأسهل طريقة للقيام بتجميع هذه المعلومات وتحليلها هو اللقاء المباشر مع العاملين في الميدان حيث يمكن من خلال المشاهدة الحقيقية والحوار والنقاش استنباط جميع المهام التي يقوم بها كل موظف ثم ربط تلك المهام بالإجراءات التابعة لها ثم استكمال الصورة الكاملة لكل إجراء فيما بعد. سيساعد ذلك على رسم مخطط واضح لكل إجراء وما يحتويه من مهام ونشاطات يقوم بها موظفين مختلفين على مستوى المنشأة كاملة. طبعا يتم هنا التعرف أيضا وبشكل مفصل على تلك المشاكل التي يعاني منها الموظف أثناء قيامه بإنجاز المهام المنوطة به لمختلف الإجراءات للعمل على حلها عند إتمام عملية الاتمتة.

لمرحلة الثالثة: التصميم وبناء النموذج المصغر

يتم في هذه المرحلة وضع تصور تفصيلي للإجراء وكيف سيكون حاله بعد أتمتته حيث تتحول كافة النشاطات التي يتكون منها الاجراء الاساسي الى نشاطات مؤتمتة قد يقوم بها عنصر بشري باستخدام التقنية أو قد يقوم بها نظام إلكتروني.

طبعا تختلف النشاطات لأي إجراء بعد أتمتته عن الإجراء قبل أتمتته حيث قد تختفي بعض النشاطات التي لا داعي لها وقد تتحول بعض النشاطات الى نشاطات إلكترونية بالكامل يقوم بها نظام تقني وقد تبقى بعض النشاطات يدوية لكن يتم تنفيذها بمساعدة النظام الآلي الذي قد يسهل في البحث عن معلومة أو نحوه. كما قد يتم أيضا تقسيم الإجراءات الكبيرة الى إجراءات فرعية أصغر ليسهل التعامل معها.

لمرحلة الرابعة: التنفيذ والتطبيق

هنا يتم تحويل النموذج العملي المصغر الذي تم الاتفاق عليه الى تطبيق حقيقي بحيث يحول الاجراء اليدوي الى إجراء مؤتمت بشكل فعلي. هذه المرحلة هي الأكثر تكلفة لكنها الأسهل على الإطلاق في حال تم الاعتماد على نموذج مصغر حقيقي يعبر عن رغبة وحاجة المنشأة بشكل دقيق. اما في حال تم الاعتماد على المخططات الورقية فقط فتوقع أن هذه المرحلة ستكون مرحلة صعبة ومكلفة فيها الكثير من التعديلات والتغييرات التي قد لا تنتهي.

المراقبة والصيانة

إن العمل لا ينتهي هنا فعملية التطوير والتغير ستستمر حتى بعد الانتهاء من أتمتة الاجراء. ليس هذا بسبب أن هذه هي طبيعة العمل في ظل المنافسة التي نعيش بل والتي تجبرنا على التغير دائما بل أيضا لأن التقنية تساعدنا على ابتكار أساليب جديدة للقيام بالأعمال والابتكار فيها. فتوفر تطبيقات وأدوات الأتمتة سيساعد على إحداث تغييرات كبيرة أو صغيرة بين الحين والأخر وسيفتح آفاقا للتطوير والابداع لم تكن ضمن الاعتبارات قبل ذلك أثناء العمل اليدوي. لذلك فالعملية مستمرة ولا تتوقف فأنت تكتشف المشاكل تحلل وتصمم وتغير وهكذا.

وأخيرا......إنها ضرورة

أتمتة الأعمال أصبحت ضرورة ملحة للجميع ولا غني عنها لأي مؤسسة أو شركة أو هيئة ربحية أو غير ربحية حكومية أو خاصة. والاهتمام بأتمتة الأعمال دون تعقيد الأمر وتبسيطه أمر في غاية الأهمية لأن ذلك سيؤدي الى انتشار ثقافة الخدمات المتميزة السريعة ذات الجودة العالية بين الجميع. فانت بحاجة لأن تكون مميزا عن غيرك ولا يمكن أن يحدث هذا دون أن تهتم بأتمتة الإجراءات التي تعتمد عليها في عملك لتصبح أقل تكلفة وأسرع وأكثر جودة.  ركز على الإجراءات المهمة التي لها علاقة بعمليك أو بعملية الإنتاج لديك وأخرص على أن لا تعمد الى التنفيذ وشراء التطبيقات قبل أن تطور نموذج مصغرا يعبر عن ما تريد واستمر بالمراقبة والتطوير وأهتم بالعاملين فهم من يملكون المعرفة التي تحتاج لأتمتتها. لتعرف المزيد عن إجراءات العمل وأتمتة الأعمال يمكنك التواصل معنا أو التعليق على المقال.