يوم من 48 ساعة

ينشغل كثيرون حالياً بأهميَّة زيادة الإنتاجية لإنهاء أكبر قدرٍ ممكن من المهمَّات، وبالتالي اكتساب وقتٍ أكبر. نعم، إنَّ حيل زيادة الإنتاجية التقليدية مثل العمل بعمقٍ، والاستيقاظ مبكراً قبل الآخرين، وتقليل المقاطعات كلها حيل جميلة وفعَّالة، ولكنَّها لن توفِّر لك وقتاً إضافياً ما دمت مضطَّراً، أو بعبارةٍ أدق تعتاد فعل كلَّ شيء بيدك.

وبعنوان عام، فالتفويض هو السر، وإنَّ تعلُّم التفويض والتعهيد يحتاج إلى سنةٍ على الأقل حتَّى يصبح عادةً بصراحة.

يبدأ التحدي أوَّلاً بالتنازل عن غرورك، وتجاوز فكرة أنَّك الشخص الوحيد العبقري الذي يعرف القرار الصحيح بكل شي بدءاً من لون القميص الأمثل للشراء، وانتهاء باختيار الصفقة الأمثل للتجارة، مروراً بالتنازل لمنح الآخرين قوَّة اتِّخاذ القرار عوضاً عنك دون محاسبتهم ولومهم، وتمكين الآخرين ليصبحوا متَّخذي قرار ومقدِّمي نتائج لا مشكلات.

إذا أردت أن يكون نهارك أكثر من 24 ساعة، فعليك وضع قائمة بالمهمَّات وأولوياتها، ومن ثمَّ التفكير جدِّياّ بالتفويض والتعهيد والمقايضة.

نعم تلك كلمات السر!

1. المقايضة
2. التفويض
3. التعهيد

قايض مع أشخاص آخرين، قدِّم لهم خبرةً ومهارةً لا يملكوها، واستفد من خبراتهم ومهاراتهم التي لا تملكها، وعوضاً عن قضاء 10 ساعات في أمرٍ ينجزه آخر في ساعة، وقضائه هو 10 ساعات في أمرٍ تنجزه أنت في ساعة، ماذا لو كانت المقايضة ووفَّر كلاكما 9 ساعات!! على سبيل المثال لا الحصر، قايض خبرتك في إعداد العروض التقديمية مع زميلك الخبير في التدقيق اللغوي، ولإنجاز عرض متكاملٍ، نسِّق الملف أنت ودعه يُدقِّق، وهكذا تختصر كثيراً من الوقت بما لست به خبيراً وسريعاً.

فوِّض الأعمال الروتينية للخبراء والثقّات، وعوضاً عن إضاعة 10 ساعات في البحث عن أفضل حاسوب أو أفضل هاتف، فوِّض ذلك لصديقٍ خبيرٍ وثِق برأيه مباشرة، وعوضاً عن البحث لساعات عن أفضل رحلة في مكانٍ ما، اسأل صديقك الذي جرَّب تلك الرحلات عن رأيه، وثق به واتبعه، ووفِّر عشرات الساعات.

عهِّد الأعمال الروتينية للآخرين وادفع مقابل وقتك، فعوضاً عن قضاء عشر ساعات في مهمَّة ما لا خبرة لك فيها، عهِّد ذلك لخبير، وادفع له، واشتر الوقت لإنجاز أمور ذات ربح أكبر لك، اشترِ الوقت، فذلك الربح الحقيقي!

لا يُعدُّ التفويض أمراً سهلاً للمتفوقين، أولئك الذين يميلون إلى أن يكونوا منشدي الكمال، لكنَّه مهارة تستحق التطوير، إذ يجب تمرير أي عمل غير ضروريٍّ، مرِّر ما لا يزيد من كفاءتك وشغفك إلى شخص آخر.

هناك العديد من الأسباب لعدم تفويض الناس الأعمال إلى غيرهم، فبعضهم منشدي الكمال، ويشعرون أنه من الأسهل القيام بكل شيء بأنفسهم، أو قد يمنعهم غرورهم من ذلك، إذ يعتقدون أن عملهم أفضل من عمل الآخرين. يسمى هذا "التحيز الذاتي". يعتقد البعض أن نقل العمل إلى غيرهم سيقلِّل من أهميتهم الخاصة، وأن الآخرين يفتقرون إلى الثقة بالنفس ولا يريدون أن يتفوَّق مرؤوسيهم. بغضِّ النظر عن مدى إدراكك لذاتك، لا تفترض أنَّك مُحصَّن ضد هذه التحيزات

إنَّ التخلي عن فكرة أنَّك خبير يتطلَّب ثقةً ومنظوراً هائلين حتَّى في البيئات السليمة، وإنَّ قبول فكرة أنَّه لا يمكنك القيام بكلِّ شيءٍ بنفسك هو خطوةٌ حاسمةٌ للتفويض.

اختر الأشخاص المناسبين

يخشى البعض التفويض لأنَّهم قد عانوا كثيراً في الماضي، لذلك من المهم الانتباه إلى أهمية تفويض العمل إلى الأشخاص الذين يمتلكون المهارات اللازمة ولديهم الحافز لإنجاز المهمة بشكلٍ صحيحٍ. من الناحية المثالية، يجب أن تكون قادراً على تفويض الأعمال لجميع أعضاء فريقك، وإن مرَّرت العمل إلى أقصى حدٍّ ممكنٍ في التسلسل الهرمي، ستوفِّر الوقت وتساعد جميع موظَّفيك على النمو.

بعد تفويضك الأعمال إلى لآخرين، تكون وظيفتك المراقبة والدعم وليس إخبارهم ما يجب أن يفعلوه، وإملاء الملاحظات والتدقيق أثناء العمل. في الواقع، لا يتعلَّق الأمر باتِّخاذ القرارات عوضاً عنهم، إنَّما تطوير مهارات التفكير النقدي الخاصة بهم حتى يصبحوا أفضل في التدخل في مواقفهم الخاص..

امنح الآخرين مساحةً حرةً لهم

لا تبتعد عن المهمَّة التي فوَّضتها، استمر في المشاركة ولكن دع الآخرين يقودون الطريق.

في ورشة يوم من 48 ساعة - والتي هناك حسم 80% اليوم عليها-  أُناقش كلَّ تلك الأسرار بما فيها من أفكار مهمَّة عن تعهيد قائمة المهمات اليومية من خلال مساعد عن بعد، أو مساعد تنفيذي عن بعد يقود فريقاً كاملاً من المساعدين عن بعد، للمساعدة في التخفيف من عبء المهمَّات التي تستهلك وقتنا وطاقتنا، وكيفيَّة توظيف التعهيد الخارجي ليكون وسيلة للتغلب على زحام المهمات اليومية، وإنجازها بأقل كلفة من وقتٍ ومالٍ.

روابط للاستزادة

حسم 80% ورشة يوم من 48 ساعة