7 طرق ذكية للتعامل مع الوقت والمشتتات معًا

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته..

يصافحنا الصباح بكف الرضا والترحيب فحيّ هلا بالمتابعين الجدد، ومرحبا برفقاء الدرب.. أضاء الله دروبكم وقلوبكم بنوره.

في عدد الأسبوع الماضي: (لماذا تؤرقنا الإنتاجية؟ 4 أسباب تجعل منها بُعبعًا !) تحدثت إليكم عن الإنتاجية، وكيف صارت هدفًا يُفكر به الناجحون.. ويسعون إليه بكل الطرق؛ مما سبب لهم إرهاقًا نفسيًا وبدنيًا، وربما اجتماعيًا أيضًا، وخلصتُ معكم إلى أربعة أسباب لذلك، سأتناول حلول اثنين منها في هذا العدد، ثم نكمل في العدد القادم بحول الله.

ثانيًا: المُعالجة:

1. ازدحام الوقت: فالمهام تستغرق وقتًا أكثر من المتاح!

الحل: إدارة الوقت بذكاء:

بالإجابة عن سؤال: (لماذا تستغرق المهام وقتًا أكثر من المُتاح؟)

ربما يكون ذلك خللًا في تقدير الوقت المناسب لها إما من حيث حجم الوقت الذي تستحقه، أو  خلل في تقدير الطاقة الشخصية للإنتاج! ومعلوم أن هناك أوقات تكون فيها الطاقة الشخصية في ذروتها، لذلك تؤدى الأعمال الأكثر أهمية، أو الأشد صعوبة، أو تلك التي تحتاج إلى تركيز عالٍ في هذه الفترة أعني ذروة الطاقة الشخصية للإنتاج.

أما إن كان خللًا في تقدير الوقت، فينبغي الإنتباه لذلك وتقدير الوقت الكافي لها من خلال التجربة وتعرّف الوقت الذي تحتاجه بعد التجريب الأولي.. فمن غير المقبول أن تخطئ نفس الخطأ في تقدير الوقت في كل مرة.

ويمكنك الاستعانة بالأدوات المُعينة على إدارة وضبط الوقت وزيادة الإنتاجية مع الاحتفاظ بأكبر قدر من الطمأنينة والتركيز مثل:

1. قاعدة الدقيقتان:

أي مهمة يمكنك إنجازها في دقيقتين أنجزها فورًا ولا تؤجلها، يساعدك هذا على إغلاق مهام كثيرة مما يشعرك بالارتياح، ويساعدك على التركيز على المهام الأكثر تعقيدًا.

2. قاعدة باريتو 20/80:

ليست كل المهام تعطي نفس النتائج؛ فهناك مهام نتائجها أكبر، وهي التي تنطبق عليها هذه القاعدة.. ركّز عليها وأنجزها أولًا.

3. تفكيك المهام الكبيرة:

مثلها مثل تجزئة الأهداف الكبيرة إلى أهداف صغيرة، ربما تشعر أن المهمة الكبيرة كالشبح! لذلك جزّءها إلى مهام صغيرة وابدأ بأولها وأكثرها أهمية.. وسيمكنك إنهاؤها بالتسلسل. ربما تفيدك تدوينتي هذه: (كيف تتمكن من إدارة الوقت لتحقيق الهدف الكبير؟)

2. المشتتات: نحن نخضع بإرادتنا للأسف للمشتتات كنوع من الترويح الوهمي.

الحل: معرفة السبب:

هناك تشتت مَرَضي، وهذا يعالج تحت إشراف الأطباء المختصين، شفى الله مرضى المسلمين.

وفي المقابل.. يعاني كثير من الناس اليوم من التشتت.. وللأسف هذا تشتت نحن صنعناه، إذ نُخضع أنفسنا وبرغبتنا له إما تحت وهم الإنجاز أو كنوع من الهروب أو الترويح الوهمي، والذي يُفترض أن الراحة تكون بعد بذل الجهد لا قبله! لذلك لا بُد من حلول جذرية تساعدنا على التخلص من التشتت، وإليك طرفًا منها:

1. ما كان تحت وهم الإنجاز وتعدد المهام، فالاعتراف بالحق فضيلة، علينا معرفة حجم إنجازاتنا بهذه الطريقة، والنتائج التي نحصل عليها بها، فإن لم تكن مُرضية، وكانت مُدعاة للتشتت فقد وجب الانتباه والتغيير والتعديل، ماذا نفعل؟ بتحديد الأولويات والعمل عليها فقط.. ولا أكثر من ذلك.

2. إبعاد أدوات التشتيت عند البدء في العمل، وإذا كان مصدرها هاتفك -وهو الأغلب- فاختر نمط عدم الإزعاج -وإن كان هذا مكروهًا لديك- حتى إنهاء مهمتك، وستلاحظ حجم التركيز والإنتاجية التي ستزداد يومًا بعد يوم. 

وكذا الجلوس في مكان هادئ إن كنت تتشتت بسبب الإزعاج البشري، ومن الطرق التي سمعت عنها مرارًا ممن يتشتتون بهذه الطريقة، وهم يتشاركون مكاتب العمل مع آخرين، أنهم يخرجون إلى قاعات الاجتماعات أو الغرف الخالية لينجزون أهم الأعمال وأشدها تركيزًا، ثم يعودون للمهام البسيطة وينجزونها وسط الضجيج.

3. جرّب الأدوات التي تساعدك في تنظيم المهام وتحديد الأولويات مثل نوشن Notion وغيرها.

4. التقليل بشكل عام من مطالعة وسائل التواصل الاجتماعي لأنها من أهم أسباب التشتت، حيث يستقبل العقل عشرات الأفكار في الثانية الواحدة، والمشكلة الأكبر تكمن في كونها متناقضة أو مشتتة المواضيع مما يسهم في فقدان التركيز بشكل ملحوظ.. ويشتد تأثيرها إذا كانت هذه المطالعة قبيل النوم. اعتنِ بنومك.. لذلك حدد وقتًا بسيطًا للترويح الوهمي.. أقصد السوشيال ميديا.

نتوقف إلى هنا ونكمل في العدد القادم بحول الله.

هل تعاني من ازدحام الوقت أو التشتت بالطرق التي ذكرنا؟

هل جربت شيئًا من الحلول.. شاركنا نتيجتها.. لنستفيد جميعًا.

شاركني بالطريقة الأنسب إليك، سواء بالتعليق هنا، أو بالبريد الخاص أو على إكس تحت رابط هذا العدد.

وسأشارك كل مشاركاتكم الرائعة مع متابعي.

وإن كنت تعاني.. جرّب هذه الحلول لعل الله ينفع بها..

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته