⏳ اجعل يومك 32 ساعة!

من هي المساعدة الشخصية؟

يمكنني تعريف المساعدة الشخصية بجملة واحدة:

هي شخص موظف معي بشكل شخصي ومهمتها ببساطة تحسين حياتي وجعلها أسهل.

هذا المنصب بالذات، يرتكز على شخصية الإنسان نفسه، ومن هذا الأساس يتم تفضيل الإناث على الذكور.

والسبب هو ما يسمى بتعدد المهام أو الـ Multitasking التي تملكها الأنثى، وهي القدرة على العمل بمهام متعددة ومتفرقة وإنجازها بشكل متقن وهذا ما يحتاجه المساعد الشخصي بشكل أساسي، لذا أفضّل العمل مع مساعدات شخصيات بشكل أكبر.

أيضاً، المساعدة الشخصية لا تعمل مع الفريق بل عملها مع الشخص نفسه، والتي تعمل كمساعدة شخصية لشخصٍ ما لا يمكنها العمل في الشركة بنفس الوظائف، لأن المعايير تجاهها تختلف والمهام الوظيفية تختلف.

ببساطة هي مساعدة شخصية.

ما هي مهام المساعدة الشخصية؟

أولاً قبل أن ندخل في المهام، يوجد عدة أنواع للمساعدات الشخصيات سأذكرها لك مع مهامها بشكلٍ عام.

أنواع المساعدين الشخصيين:

• مساعد شخصي متخصص

المساعد الشخصي المتخصص عادةً ما يكون متدرباً أو ذو مستوى أقل من الشخص الآخر، وتخصصه يكون في مهارته التي يملكها مثل: (التسويق، كتابة المحتوى، التصميم، البرمجة…)

وليس متخصص بشكل أساسي كمساعد شخصي، وهؤلاء عادةً ما تكون أسعارهم أعلى نسبياً وتكون مهامهم عبارة عن تعهيد وتفويض من صاحب العمل لأداء مهام محددة توفر عليه الوقت.

• مساعد شخصي غير متخصص

حديثي كله في هذه النشرة يدور عن هذا المنصب بالتحديد، فالمساعد الشخصي تخصصه مساعد شخصي، وتشمل مهامه:

• تحديد الاجتماعات.
• ترتيب الملفات.
• المساعدة في كتابة مقترحات العمل والتقارير والعقود.
• المساعدة في المبيعات.
• التواصل مع العملاء.
• حجز المواعيد.
• النيابة عن صاحب العمل في حال عدم وجوده وأخذ القرارات عنه.
• مساعدة الفريق وتنظيمه.
• مقابلة مع موظف جديد.

وغيرها الكثير…

وهذا النوع الذي سأتوسع به، تابع معي… 

الهدف الرئيسي من المساعدة الشخصية

الهدف هو جعل حياتي أسهل بشكل أو بآخر، بمعنى أنها تفعل أي شيء معي.

بدايةً من الاستيقاظ، وحتى تنظيم جدول النوم! فهي تحدد تفاصيل يومك وتذكرك بكل شيء خلال اليوم، من اجتماعات وجلسات ومواعيد وغيرها…

وعادةً ما تكون أسئلتها وتذكيراتها من هذا النوع:

• هل اتصلت بالشخص الفلاني؟
• جاهز للاجتماع؟
• هل أنجزت مهامك اليومية كاملة، من رياضة وقراءة الخ…؟

حرفياً تقوم بأي شيء يلزمك كمساعدة شخصية، تستلم الحسابات ولها وصول لجميع الملفات والأمور الحساسة، وطبعاً هذا الشيء كله يُحدد بعقد.

المحاور التي يرتكز عليها المساعد الشخصي

يرتكز المساعد الشخصي على محورين أساسيين:

1. يجب أن تكون الثقة قوية جداً.
2. يجب أن يتم توظيفه كشخص، ويجب أن ترتاح بوجوده وأنت متأكد بأنه سيضيف قيمة إليك، بغض النظر عن المهارات.

المهارات الأساسية:

يجب أن يكون المساعد شخص:

• نشيط.
• قوي في اللغة الإنجليزية.
• شخص مؤثر جداً.
• مزاجه إيجابي مشرق دائماً.

والسبب في المزاج أنه يعمل مع رائد أعمال، وهؤلاء الأشخاص عادةً يتصفون بمزاجهم السيء نوعاً ما بسبب احتكاكهم اليومي بأمور وضغوطات العمل.

وأخيراً

بالنسبة إليّ، المساعد الشخصي خط أحمر؛ لأنه ليس كغيره من المناصب.

فهو كشخص أعتمد عليه بشدّة، وكونت بيني وبينه علاقة صداقة أكثر من موظف،

لأنه إذا ما تمت معاملته على هذا الأساس، شخصياً لا أستطيع العمل معه.

إضافةً إلى أنني لا أرى هذا الشخص كمورد بشري، بل أراه كمساعد شخصي، إذا أغلقت عملي وسرحت الجميع، هو وحده من سيبقى معي!

وأريد أن أنوه إلى أن ما ذكرته هو خلاصة تجربة طويلة مع الأمر، لن تجدها على جوجل.

وليس بالضرورة أن ينطبق على كل شخص مئة بالمئة، فلا يوجد صحيح أو خاطئ، بل يوجد ما يناسبك أو ما لا يناسبك بحسب تجربتك.